Ansættelsesbeviser: de nye krav til ansættelseskontrakten

Som SMV-ejer har du pligt til at udstede et ansættelsesbevis til alle medarbejdere, og siden 2023 er kravene til, hvad det skal indeholde, skærpet markant. Kender du ikke de nye regler, risikerer du klager, godtgørelseskrav og unødvendige konflikter med dine ansatte.

Hvad er et ansættelsesbevis?

Et ansættelsesbevis er et skriftligt dokument, der fastlægger de væsentlige vilkår for en ansættelse. Det kan være en traditionel ansættelseskontrakt, men det behøver ikke at hedde det. Det afgørende er, at dokumentet indeholder de oplysninger, loven kræver, og at medarbejderen modtager det inden for de frister, der gælder.

Ansættelsesbevisloven (lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet) implementerer EU's direktiv om gennemsigtige og forudsigelige arbejdsvilkår i dansk ret. Direktivet trådte i kraft i 2022, og Danmark opdaterede loven med virkning fra den 1. juli 2023.

Hvem er omfattet af reglerne?

Reglerne gælder for alle lønmodtagere uanset ansættelsesform og uanset om ansættelsen er tidsbegrænset eller tidsubestemt. Det betyder, at du som arbejdsgiver skal udstede et ansættelsesbevis til:

• Fuldtidsansatte og deltidsansatte
• Vikarer og midlertidigt ansatte
• Medarbejdere på prøvetid
• Ansatte med varierende arbejdstid (herunder tilkaldsvikarer)

Tidligere var der en undtagelse for ansættelser under otte timer om ugen i gennemsnit. Den undtagelse er nu fjernet. Også medarbejdere med meget lidt arbejdstid skal have et ansættelsesbevis.

Hvad skal ansættelsesbeviset indeholde?

Den opdaterede lov udvider listen over obligatoriske oplysninger. Dit ansættelsesbevis skal som minimum indeholde:

Grundlæggende oplysninger:

• Navn og adresse på arbejdsgiver og lønmodtager
• Arbejdsstedets beliggenhed
• Stillingsbetegnelse og arbejdets art
• Ansættelsesdato og forventet varighed (ved tidsbegrænset ansættelse)

Løn og arbejdstid:

• Lønnen og dens sammensætning (grundløn, tillæg, pension osv.)
• Udbetalingstidspunkt og -metode
• Den aftalte normale arbejdstid pr. dag eller uge
• Eventuel ordning for overarbejde og betaling herfor

Nye krav fra 2023:

• Oplysning om regler for vagtplanlægning og varierende arbejdstid, herunder varsling og garanteret antal betalte timer
• Oplysning om retten til uddannelse, hvis arbejdsgiveren tilbyder det
• Navn på den sociale sikringsordning (pensionskasse, barsel, ATP o.l.)
• Opsigelsesprocedure og frister for begge parter
• Prøvetidsvilkår, hvis der er aftalt prøvetid

Derudover skal det fremgå, om der er kollektiv overenskomst, der regulerer ansættelsesforholdet, og i givet fald hvilken.

Hvornår skal ansættelsesbeviset udleveres?

Her er fristerne ændret væsentligt. Tidligere gjaldt en generel frist på én måned. Nu er der differentierede frister:

• Inden syv kalenderdage fra ansættelsens start: De mest grundlæggende oplysninger (identitetsoplysninger, arbejdssted, stilling, løn og arbejdstid).
• Inden én måned fra ansættelsens start: De øvrige oplysninger (fx ferievilkår, opsigelsesvarsler, pension og uddannelsesrettigheder).

Det er god praksis at have et komplet ansættelsesbevis klar allerede fra dag ét. Det er nemmere at overholde begge frister på én gang end at administrere to separate udsendelser.

Hvad sker der, hvis du ikke overholder reglerne?

Mangelfulde ansættelsesbeviser kan give alvorlige konsekvenser. En medarbejder, der ikke har modtaget et korrekt ansættelsesbevis, kan klage til Arbejdsretten eller anlægge sag. Retten kan tilkende medarbejderen en godtgørelse på op til 20 ugers løn, afhængigt af overtrædelsens karakter og omfang.

Godtgørelsen er ikke begrænset til tilfælde, hvor medarbejderen har lidt et konkret tab. Selve den manglende eller mangelfulde dokumentation er nok til at udløse kravet. Det gør det ekstra vigtigt at have styr på skabeloner og processer.

Praktiske trin til dig som SMV-ejer

Du behøver ikke en advokat til at komme i gang. Her er hvad du konkret bør gøre:

1. Gennemgå dine eksisterende skabeloner. Sammenlign dine nuværende kontrakter med den opdaterede liste over obligatoriske oplysninger.
2. Opdater skabelonerne. Tilføj de manglende punkter, særligt de nye krav om vagtplanlægning, uddannelse og social sikring.
3. Indfør en fast onboarding-proces. Sørg for, at nye medarbejdere underskriver og modtager en kopi af ansættelsesbeviset senest på første arbejdsdag.
4. Dokumenter afsendelse. Gem dokumentation for, hvornår ansættelsesbeviset blev udleveret eller sendt, fx via e-mail med kvittering eller digital signatur.
5. Husk ændringer undervejs. Ændres væsentlige vilkår (løn, stilling, arbejdstid), skal medarbejderen have skriftlig besked herom hurtigst muligt og senest den dag, ændringen træder i kraft.

Ofte stillede spørgsmål

Gælder reglerne også for familiemedlemmer, der arbejder i virksomheden? Ja, hvis familiemedlemmet er ansat på lønmodtagervilkår og modtager løn, gælder de samme regler. Er der tale om en medhjælpende ægtefælle uden egentlig ansættelsesaftale, er situationen anderledes, men det anbefales at søge konkret vejledning i tvivlstilfælde.

Kan man bruge en digital ansættelseskontrakt? Ja. Loven kræver skriftlighed, men digitale dokumenter accepteres, forudsat at medarbejderen har adgang til at gemme og gengive dem. En kontrakt sendt pr. e-mail eller underskrevet via en digital signeringsplatform opfylder kravet.

Hvad hvis medarbejderen ikke returnerer den underskrevne kontrakt? Din pligt er at udlevere ansættelsesbeviset, ikke at sikre underskrift. Dokumenter at du har sendt det, og opbevar kvitteringen. Opfordringen til at returnere en underskrevet kopi er god praksis, men den manglende underskrift fritager ikke medarbejderen for at klage, hvis beviset er mangelfuldt.

Lad Legiant holde styr på det for dig

Reglerne om ansættelsesbeviser ændrer sig, og det kan være svært at holde trit som travl SMV-ejer. Legiant overvåger automatisk ændringer i arbejdsretlig lovgivning og giver dig besked, når dine kontrakter og processer skal opdateres - så du altid er compliant uden at bruge dyrebar tid på at holde dig opdateret. Prøv Legiant gratis og kom i gang med en tryg onboarding af dine næste medarbejdere.