E-faktura: hvornår din virksomhed skal sende elektroniske fakturaer

E-fakturering er ikke længere kun noget, store virksomheder bekymrer sig om. Reglerne breder sig, og som dansk virksomhedsejer er det vigtigt at vide, hvornår du er forpligtet til at sende elektroniske fakturaer og hvad det konkret kræver af dig.

Hvad er en e-faktura?

En e-faktura er en faktura, der sendes og modtages i et struktureret, maskinlæsbart format. Det er altså ikke bare en PDF sendt på e-mail. En rigtig e-faktura følger et standardiseret format, som modtagerens systemer kan indlæse og behandle automatisk uden manuel indtastning.

I Danmark bruges primært formaterne OIOUBL (Offentlig Information Online Universal Business Language) og PEPPOL BIS Billing 3.0. PEPPOL er det europæiske netværk, der forbinder afsendere og modtagere på tværs af landegrænser, mens OIOUBL er den danske standard, der særligt bruges ved handel med den offentlige sektor.

Hvem er i dag forpligtet til at sende e-fakturaer?

Handel med den offentlige sektor

Den klarest definerede pligt gælder, når du fakturerer det offentlige. Siden 2005 har det i Danmark været et lovkrav at sende e-fakturaer til alle offentlige myndigheder, herunder staten, regioner og kommuner. Reglerne er fastsat i bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

Det betyder, at hvis din virksomhed leverer varer eller ydelser til en kommune, en statslig styrelse eller en region, skal fakturaen sendes elektronisk i OIOUBL-format via NemHandel eller PEPPOL-netværket. En papirfaktura eller en PDF vil som udgangspunkt ikke blive accepteret.

B2B-handel: EU-krav på vej

For fakturering mellem private virksomheder (B2B) er reglerne i Danmark endnu ikke fuldt ud indført, men der er tydelig retning fra EU. EU's direktiv om e-fakturering og initiativet "VAT in the Digital Age" (ViDA) peger frem mod obligatorisk e-fakturering og digital momsindberetning i realtid for B2B-transaktioner.

Flere EU-lande, herunder Italien, Frankrig og Belgien, har allerede indført obligatorisk B2B-e-fakturering. Danmark forventes at følge trop inden for de kommende år. Virksomheder, der handler på tværs af landegrænser inden for EU, bør allerede nu forberede sig.

Hvad skal din faktura indeholde?

Uanset om du sender til det offentlige eller til en privat virksomhed, skal en e-faktura typisk indeholde:

• Entydigt fakturanummer
• Udstedelsesdato og forfaldsdato
• Afsenders og modtagers CVR-nummer (og EAN-nummer ved offentlige modtagere)
• Beskrivelse af varer eller ydelser
• Enhedspris, antal og samlet beløb
• Momsbeløb specificeret

Ved offentlige fakturaer skal du derudover altid opgive modtagerens EAN-nummer (13-cifret lokationsnummer). Uden EAN-nummeret kan fakturaen ikke leveres korrekt.

Sådan kommer du i gang

Det lyder måske teknisk, men i praksis behøver du ikke at sætte dig ind i XML-kode eller protokoller. De fleste regnskabsprogrammer, herunder e-conomic, Billy og Dinero, understøtter i dag afsendelse af e-fakturaer direkte fra systemet. Trin for trin ser det typisk sådan ud:

1. Opret dig på NemHandel eller tilslut dig PEPPOL via dit regnskabsprogram eller en serviceudbyder.
2. Indhent EAN-nummeret fra den offentlige myndighed, du skal fakturere.
3. Opret fakturaen i dit system og vælg e-faktura som leveringsmetode.
4. Send og gem en kopi af den afsendte faktura til din bogføring.

Hvis du handler med udenlandske virksomheder, der kræver PEPPOL-fakturering, er fremgangsmåden den samme, blot med modtagerens PEPPOL-ID i stedet for et EAN-nummer.

Hvad sker der, hvis du ikke overholder kravene?

Ved handel med det offentlige risikerer du, at din faktura simpelthen ikke bliver behandlet. Det forsinker din betaling og kan skabe friktion i samarbejdet. I yderste konsekvens kan manglende overholdelse af kravene udgøre et kontraktbrud.

Efterhånden som B2B-regler indføres, vil der sandsynligvis knytte sig bødesanktioner eller tabte momsfradrag til manglende overholdelse, som det allerede ses i andre EU-lande.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg sende e-faktura, hvis jeg kun fakturerer private kunder? Nej. Pligten til e-fakturering gælder endnu ikke ved salg til privatpersoner (B2C) i Danmark. Du fakturerer fortsat som normalt, men god praksis er at have et system, der kan skalere.

Hvad er forskellen på OIOUBL og PEPPOL? OIOUBL er det danske format, der primært bruges til offentlige fakturaer i Danmark. PEPPOL er et europæisk netværk og format, der bruges til grænseoverskridende fakturering og i stigende grad også nationalt. De to kan fungere side om side, og mange systemer understøtter begge.

Kan jeg bare sende en PDF på e-mail i stedet? Til det offentlige: nej. En PDF er ikke en e-faktura i lovens forstand og vil typisk blive afvist. Til private virksomheder er det stadig tilladt, men vær opmærksom på, at reglerne kan ændre sig i takt med EU's krav.

Lad Legiant holde styr på det for dig

Reglerne om e-fakturering ændrer sig i takt med ny lovgivning fra både Skattestyrelsen og EU. Det kan være svært at følge med som travl virksomhedsejer. Legiant overvåger automatisk de compliance-krav, der gælder for din virksomhed, og giver dig besked, når du skal handle. Så kan du fokusere på din forretning i stedet for at holde øje med lovgivningen. Prøv Legiant gratis