Umsatzsteuer im EU-Handel: Das OSS-Verfahren erklärt

Wenn Ihr Unternehmen Waren oder digitale Dienstleistungen an Verbraucher in anderen EU-Ländern verkauft, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie unter die EU-Regelungen zum Fernverkauf und das dazugehörige OSS-Verfahren fallen. Nachfolgend finden Sie einen praxisnahen Überblick darüber, was diese Regelungen für Sie als Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens bedeuten, wer betroffen ist und welche konkreten Schritte Sie unternehmen sollten.

Was ist das OSS-Verfahren?

OSS steht für One Stop Shop und ist ein EU-weites Umsatzsteuerverfahren, das am 1. Juli 2021 im Rahmen einer umfassenden Reform der EU-Mehrwertsteuervorschriften für den E-Commerce eingeführt wurde. Das Ziel ist einfach: Anstatt sich in jedem einzelnen EU-Land, in das Sie verkaufen, für die Umsatzsteuer registrieren zu lassen, können Sie sämtliche EU-Umsatzsteuern an einem einzigen Ort melden und abführen, nämlich über das OSS-Portal der zuständigen Steuerbehörde in Ihrem Ansässigkeitsland.

Zuvor lag die Schwelle, ab der eine Registrierung in einem anderen EU-Land erforderlich war, je nach Land unterschiedlich hoch (in der Regel zwischen 35.000 und 100.000 Euro Umsatz). Die OSS-Reform ersetzte diese länderspezifischen Schwellenwerte durch eine einheitliche EU-weite Grenze von 10.000 Euro pro Jahr für den Gesamtumsatz mit Verbrauchern in anderen EU-Ländern.

Wer ist betroffen?

Das OSS-Verfahren ist für Sie relevant, wenn Sie:

• physische Waren an Privatpersonen (B2C) in anderen EU-Ländern über einen Onlineshop oder vergleichbaren Fernabsatz verkaufen,
• digitale Dienstleistungen wie Software, Streaming, E-Books oder Online-Kurse an EU-Verbraucher erbringen, oder
• bestimmte Dienstleistungen mit Bezug zu Grundstücken, kulturellen Veranstaltungen, Transport oder Gastronomie in anderen EU-Ländern anbieten.

Verkaufen Sie ausschließlich an andere Unternehmen (B2B) mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gelten andere Regelungen. In diesem Fall wendet das kaufende Unternehmen in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren an, und das OSS-Verfahren ist für Sie nicht einschlägig.

Die Grenze von 10.000 Euro versteht sich ohne Umsatzsteuer und wird über alle EU-Länder hinweg zusammengerechnet. Überschreiten Sie diese Grenze, sind Sie verpflichtet, die Umsatzsteuer des Landes zu erheben, in dem sich der Kunde befindet, und diese zu den dort geltenden lokalen Steuersätzen abzuführen.

So registrieren Sie sich für das OSS-Verfahren

Das Verfahren ist erfreulicherweise recht unkompliziert:

1. Registrieren Sie sich im OSS-Portal Ihrer zuständigen nationalen Steuerbehörde. Sie können sich ab dem Datum registrieren, an dem Sie die Grenze überschreiten, oder bereits zu Beginn des Quartals, in dem Sie davon ausgehen, die Grenze zu überschreiten.
2. Erfassen Sie Ihre Verkaufsdaten nach Land. Sie müssen wissen, wie viel Sie im betreffenden Quartal an Verbraucher in jedem einzelnen EU-Land verkauft haben.
3. Berechnen Sie die Umsatzsteuer nach dem zutreffenden Steuersatz des jeweiligen Landes. Der deutsche Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, in Frankreich sind es 20 Prozent, in Luxemburg 17 Prozent. Maßgeblich ist stets der Steuersatz des Landes, in dem der Kunde ansässig ist, nicht der Satz Ihres Heimatlandes.
4. Melden und zahlen Sie quartalsweise. Die Frist ist der letzte Tag des Monats nach Ablauf des Quartals (z. B. 31. Juli für das zweite Quartal). Meldung und Zahlung erfolgen gebündelt über das OSS-Portal, das die Beträge anschließend an die jeweiligen Länder weiterleitet.
5. Bewahren Sie Belege mindestens 10 Jahre auf. Die EU verlangt, dass Sie den Standort Ihrer Kunden nachweisen können (z. B. anhand der IP-Adresse, des Ausstellungslands der Zahlungskarte oder der Rechnungsadresse).

Die häufigsten Fehler bei kleinen und mittleren Unternehmen

Viele Unternehmen übersehen die OSS-Pflicht, weil sie schlicht nicht mitverfolgt haben, ob sie die 10.000-Euro-Grenze überschritten haben. Andere registrieren sich zwar für das OSS-Verfahren, vergessen aber, die Steuersätze zu aktualisieren, wenn EU-Länder diese anpassen -- was regelmäßig vorkommt. Ein weiterer klassischer Fehler besteht darin, ausländischen Verbrauchern weiterhin den heimischen Steuersatz zu berechnen, obwohl eigentlich der niedrigere Satz des jeweiligen Kundenlandes anzuwenden wäre -- oder umgekehrt.

Wichtig ist außerdem, dass das OSS-Verfahren ausschließlich B2C-Umsätze abdeckt. Wer B2B- und B2C-Umsätze im selben System verbucht, muss die Abgrenzung sauber vornehmen, um Über- oder Untermeldungen über das OSS-Verfahren zu vermeiden.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Überschreiten Sie die 10.000-Euro-Grenze, ohne das OSS-Verfahren zu nutzen oder sich in den betreffenden Ländern lokal zu registrieren, riskieren Sie:

• Nachforderungen der Umsatzsteuer durch die Länder, in die Sie geliefert haben,
• Bußgelder und Zinsen ausländischer Steuerbehörden,
• administrativen Aufwand durch Abmeldung und erneute Registrierung im OSS-Verfahren.

Die EU-Mitgliedstaaten tauschen zunehmend Informationen über grenzüberschreitende Verkäufe aus, und die Kontrolltätigkeit wurde seit 2021 deutlich intensiviert.

Häufig gestellte Fragen

Gilt das OSS-Verfahren auch für den Verkauf physischer Waren aus einem inländischen Lager? Ja. Wenn Sie physische Waren im Fernabsatz (z. B. über Ihren Webshop) direkt an Verbraucher in anderen EU-Ländern verkaufen, fallen Sie unter das OSS-Verfahren, sobald Sie die 10.000-Euro-Grenze überschreiten. Das OSS-Verfahren umfasst sowohl digitale Dienstleistungen als auch physische Waren.

Muss ich mich weiterhin in jedem EU-Land für die Umsatzsteuer registrieren? Nein, genau das ist der Zweck des OSS-Verfahrens. Sie erledigen die gesamte Meldung über das Portal in Ihrem Heimatland. Allerdings müssen Sie sich in einem bestimmten Land dennoch lokal registrieren, wenn Sie dort Waren lagern (z. B. über Amazons FBA-Programm), da dies eine feste Niederlassung begründet.

Kann ich mich vom OSS-Verfahren abmelden, wenn mein Umsatz wieder unter 10.000 Euro fällt? Ja, Sie sollten jedoch beachten, dass Sie mindestens zwei Kalenderquartale lang registriert bleiben müssen, bevor Sie sich abmelden können, und dass die Abmeldung erst zu Beginn eines neuen Quartals wirksam wird.

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